Les collectivités locales et l'e-administration

LES COLLECTIVITES TERRITORIALES ET L' ADMINISTRATION ELECTRONIQUE

Appelées à accompagner le mouvement de modernisation de l'Etat, les collectivités territoriales se sont engagées dans des initiatives de développement de l'e-administration.
Cette fiche, après un rappel du cadre général et des perspectives d'avenir, dresse un aperçu des initiatives des collectivités territoriales en matière d'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) (téléservices, réseaux sociaux), présente de façon synthétique la dématérialisation du contrôle de légalité et donne quelques éléments sur l'état des lieux de l'e-administration en Europe.

De mai 1996 à nos jours ... Ou de la circulaire Jospin au rapport Riester

Qu'est-ce que l'administration électronique ?

L'administration électronique est définie par l'OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economiques) comme "l'usage des technologies de l'information et de la communication et, en particulier de l'internet, en tant qu'outil visant à mettre en place une administration de meilleure qualité". La DGME précise quant à elle que "l'administration électronique doit permettre aux usagers de ne plus se déplacer de guichet en guichet. Elle doit centraliser et coordonner les procédures électroniques des différents ministères afin que celles-ci puissent être traitées de la même façon quelle que soit leur origine. Elle doit également permettre aux différentes administrations de se transmettre des informations concernant un citoyen, avec l'accord et sous contrôle de celui-ci". L'administration électronique est une offre de téléservices qui vise à répondre à 3 objectifs :
- simplification de l'organisation interne ;
- amélioration des relations avec les citoyens ;
- échanges de données avec l'Etat.

Quels sont les avantages de l'administration électronique pour les administrations publiques et l'ensemble de la société ?

Selon L'OCDE, l'administration électronique permet :
- de travailler et de traiter de grandes quantités de dossiers plus efficacement, en réduisant les procédures et les circuits décisionnels ;
- d'économiser en matière de collecte et de transmission de données ;
- de réaliser des objectifs de politique économique, dans la mesure où elle permet de réduire les dépenses publiques grâce à la mise en oeuvre de programmes plus efficaces et efficients, d'améliorer la productivité des entreprises grâce à la simplification des procédures administratives ;
- de favoriser l'échange d'informations et d'idées entre parties prenantes ;
- une amélioration des services aux citoyens, en lui faisant gagner du temps, lui offrant le choix ainsi qu'un éventail de services pour simplifier ses démarches.

Quels sont les principes directeurs d' une administration électronique réussie ?

Toujours selon l'OCDE, l'administration électronique remet en cause les méthodes de travail utilisées.
Les coordonnateurs chargés de l'administration électronique doivent utiliser les TIC comme un outil permettant de faciliter le changement.
L'administration électronique a besoin d’impulsion et d'enthousiasme de la part des individus et des organisations, qui doivent faire preuve de clairvoyance et d'engagement, et agir en concordance avec le message qu'ils souhaitent faire passer.
Les élus doivent être directement impliqués dans le projet, soit en tant que décideurs de l’action à engager, soit en tant que porteurs du projet au quotidien.
La solidité d’un projet est également liée à sa capacité à fédérer, par delà les clivages politiques.
Les projets doivent offrir une structure méthodologique sérieuse (financements, analyse des procédures à dématérialiser, phases d’audit intermédiaire, prise en compte de la résistance au changement, …) leur permettant, dès leur initiation, de garantir leur pérennité.
De plus, il est indispensable que le projet ait un objectif direct d’amélioration du service rendu aux usagers. Cette visibilité permet de crédibiliser le projet aussi bien vis-à-vis des élus que des services.

Consulter : L'administration électronique : un impératif / OCDE, mars 2004, 228 p.

Quelles sont les perspectives d'avenir et les prochaines étapes en matière d'administration électronique ?

Le développement de l'administration électronique passe par un certain nombre de conditions :
- établir un lien de confiance entre l'usager et l'administration, à travers la sécurisation des données ;
- permettre l'accès au plus grand nombre à tous les sites publics ;
- garantir l'intéroperabilité des systèmes d'information en utilisant des technologies certifiées et compatibles entre elles, quel que soit le service dématérialisé.

Le déploiement des infrastructures de réseaux sur les territoires, notamment des réseaux haut débit, préalable à la mise en place de l'administration électronique, est depuis le début des années 2000, au coeur des préoccupations des pouvoirs publics.
Ces dernières années, la France affiche une accélération considérable du déploiement en haut débit sur son territoire.
La France est passée, en 2009, de la onzième à la sixième place dans le classement établi par l'Union européenne en matière d'administration électronique.
La DGME pilote ainsi le projet de renforcement de l'administration électronique, par le développement du portail internet unique de renseignement administratif (service-public.fr) et d'accès aux téléprocédures (mon.service-public.fr), avec l'adoption d'une charte ergonomique unique pour tous les services en ligne et la mise en place d'un accusé de réception électronique à toute demande formulée par courriel. L'étape suivante consiste à généraliser les démarches en ligne.

Consulter : "France Numérique 2012 – Plan de développement de l’économie numérique"

Le rapport issu des travaux du groupe "Experts Numériques" "Amélioration de la relation numérique à l’usager" piloté par Frank Riester rassemble 25 propositions d’actions pour améliorer la relation numérique de l’administration avec les usagers, structurées autour de trois axes :
- fournir un accès lisible, simple et cohérent aux services en ligne de l’administration ;
- offrir plus de services personnalisés et répondant au mieux aux attentes des utilisateurs ;
- donner davantage la parole aux usagers pour améliorer le service public en ligne et pour innover.

Les 10 propositions emblématiques du rapport sont :

Comment les collectivités territoriales utilisent-elles les TIC ?

De manière générale, mis à part éventuellement les communes les moins importantes en nombre d’habitants, la plupart des collectivités mènent des initiatives dans le secteur des (TIC). En fonction de leurs compétences, elles interviennent principalement dans la modernisation des services internes, le développement économique et dans l'éducation. La santé est également un secteur où les projets sont nombreux, mais également la culture et le tourisme.
Symbole de l'initiative locale pour le développement de l'e-administration dans les collectivités, le site campagnol.fr, qui aide les maires ruraux dans la création de site web, a remporté le Trophée européen de l'innovation territoriale 2010.

Une étude réalisée par Markess international "Référentiel de Pratiques - Les TIC : Leviers de développement pour les collectivités territoriales - 2010 - 2012", permet de constater que :

"- Les sites internet des collectivités territoriales proposent de plus en plus des services en ligne dématérialisés de bout en bout, de la saisie des données par l’usager via un formulaire jusqu’à l’intégration des données au sein des applications métiers concernées. Certains téléservices intègrent également le paiement en ligne (cantine, services culturels…) et peuvent être agrégés sur un compte citoyen.
Cette tendance s’affirme d’ici 2012 au détriment des sites internet simples, sans téléservices.
- La mobilité devient un axe important pour les deux années à venir : il s’agit de transmettre à l'usager sur son téléphone mobile, des informations pertinentes selon son profil (alertes SMS, informations géolocalisées, accès à des téléservices sur mobile…).
- On assiste à l'émergence de projets stimulant le lien social. En effet, d’ici 2012, les décideurs des collectivités territoriales souhaitent progresser vers l’instauration d’un lien social entre les administrés et leur collectivité (plates-formes d’échanges citoyens/élus), mais aussi entre les citoyens eux-mêmes via des plates-formes de type réseau social (réseau de quartiers, d’immeubles…).
- Parmi les autres projets dédiés à la relation usager d’ici 2012, sont avancées l’installation de bornes d'accès à des services publics à distance, la mise en place de flashcodes, des plates-formes de gestion des subventions pour les associations ou des aides accordées aux entreprises, l’ouverture de données publiques ou des plates-formes pour gérer l'intermodalité des transports."

Cette étude montre également que "les usages et services en faveur du développement territorial émergent lentement (moins de 20% des décideurs interrogés pour chaque service) : vidéo-conférence, télétravail, pôles d’accueil d’entreprises, valorisation du patrimoine local sur mobile, transports intelligents ou encore centres de données partagés, etc."
Elle note que "la mutualisation de projets TIC devrait concerner plus de 50% des collectivités locales en 2012, cette opportunité est boostée par les syndicats au bénéfice notamment de plus petites communes".

Le rapport Riester explique que "le niveau de dématérialisation des services numériques offerts par les collectivités est perçu "comme encore très hétérogène, à l'image de la demande dématérialisée de copie d'acte d'état civil". Pourtant, "il s'agit d'une attente forte des usagers car cela correspond aux services les plus usuellement utilisés", notent les experts.
Certaines mairies proposent en ligne les inscriptions en crèche ou à l'école, le paiement par internet des activités périscolaires et de la cantine, voire même l'usage du téléphone mobile pour régler le parcmètre. Le rapport propose donc de "définir un bouquet de services en ligne minimum" incluant l'inscription et le paiement de la cantine, des activités périscolaires, l'inscription aux écoles et sur les listes électorales etc.

"L'idée semble être, comme la loi du 22 juin 2007 l'impose en Espagne, que 100% des services administratifs soient accessibles 24h/24 et 7j/7. Si l'objectif part sûrement d'une bonne intention, il heurte, d'une part, le principe de libre administration des collectivités et il pose, d'autre part, le problème des moyens financiers, techniques et humains, notamment des "petites" collectivités. Enfin, à la question des moyens, il n'a pas été répondu." (Localtis)

Le Livre blanc Téléservices & Collectivités 2010 répertorie les téléservices les plus demandés :

L'utilisation des TIC par les communes : quelques exemples parmi d'autres (Tableau réalisé à partir de données issues du site Villes Internet)